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Qué es la gestión documental

La gestión documental es un sistema o proceso utilizado para capturar, rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Esta práctica es fundamental para las organizaciones que necesitan almacenar, gestionar y recuperar grandes cantidades de información de manera eficiente. La gestión documental puede incluir el manejo de documentos desde su creación hasta su almacenamiento y eventual disposición. 

Procesos de la Gestión Documental

Captura de Documentos:

-Digitalización de documentos en papel mediante escáneres.
-Importación de documentos electrónicos y correos electrónicos.
-Utilización de tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir imágenes de documentos en texto editable.

Almacenamiento de Documentos:

-Almacenamiento en sistemas de archivos digitales que pueden ser bases de datos, repositorios en la nube o sistemas de archivos locales.
-Organización de documentos en estructuras de carpetas o etiquetados con metadatos para facilitar la búsqueda y recuperación.

Gestión y Control:

-Control de versiones para gestionar múltiples versiones de un documento.
-Permisos y seguridad para controlar quién puede ver o modificar documentos.
-Auditorías y registros de actividades para rastrear el acceso y las modificaciones de los documentos.

Búsqueda y Recuperación:

-Herramientas de búsqueda avanzada que permiten localizar documentos por contenido, metadatos, fecha, etc.
-Indexación de documentos para agilizar las búsquedas y recuperaciones.

Automatización de Flujos de Trabajo:

-Automatización de procesos comunes como aprobaciones, revisiones y distribuciones.
-Integración con otras aplicaciones empresariales para facilitar los flujos de trabajo transversales.

Preservación y Cumplimiento:

-Cumplimiento de normativas legales y de la industria respecto a la retención, seguridad y disposición de documentos.
-Planes para la preservación a largo plazo y la protección contra pérdidas de datos.

Beneficios de la Gestión Documental

Eficiencia Operativa: Reducción del tiempo y el esfuerzo necesarios para encontrar y acceder a documentos.
Seguridad Mejorada: Protección de la información confidencial contra accesos no autorizados.
Cumplimiento Regulatorio: Ayuda a cumplir con las normativas legales y de la industria que requieren la gestión adecuada de documentos.
Reducción de Costos: Disminución en el uso de papel y optimización de los recursos de almacenamiento.
Acceso Remoto: Facilidad para acceder a documentos desde cualquier lugar, lo cual es esencial para entornos de trabajo flexibles y remotos.

Programas de Gestión Documental Empresarial (DMS - Document Management System)

Microsoft SharePoint: Gestión documental, colaboración en equipo, flujo de trabajo, control de versiones, y seguridad avanzada.

DocuWare: Automatización de procesos, almacenamiento seguro, gestión de documentos digitales y físicos, búsqueda avanzada. Para empresas que buscan optimizar procesos y mejorar la productividad.

Alfresco: Plataforma de código abierto para la gestión de contenido empresarial, integración con sistemas externos, y gestión de flujos de trabajo. Para empresas que necesitan una solución personalizable.

M-Files: Organización basada en metadatos, integración con otros sistemas (ERP, CRM), y capacidades de IA para automatización.

OpenKM: Sistema de código abierto, gestión documental, control de versiones, y gestión de permisos.



Aplicaciones en la Nube para gestión documental

Google Drive: Almacenamiento en la nube, colaboración en tiempo real, búsqueda avanzada, y soporte multiplataforma. Para Pymes y equipos pequeños.

Dropbox: Almacenamiento y sincronización en la nube, gestión de permisos y colaboración. Para profesionales independientes y pequeñas empresas.

Evernote: Organización de notas y documentos, búsqueda por texto dentro de imágenes y PDFs, integración con otras herramientas. Para freelancers y usuarios individuales.

OneDrive: Almacenamiento en la nube, integración con Microsoft 365, y sincronización de archivos en múltiples dispositivos. Ideal para usuarios de Microsoft Office.

Software para Automatización y Flujos de Trabajo

Nintex: Automatización de flujos de trabajo, gestión documental, y análisis de procesos. Para empresas que buscan automatizar procesos repetitivos.

Kofax Capture: Digitalización de documentos físicos, automatización de captura de datos, e integración con sistemas empresariales. Para organizaciones que manejan grandes volúmenes de documentos físicos.

Zapier: Automatización de tareas y conexión entre diferentes aplicaciones de gestión documental. Para negocios pequeños y medianos.

Otras Herramientas de Gestión Documental

Notion: Organización de información, gestión de proyectos, y colaboración en equipo. Para Startups y equipos creativos. 

Trello: Gestión visual de proyectos, adjuntar documentos, y organización basada en tableros. Para equipos que trabajan en proyectos colaborativos.

Zoho Docs: Almacenamiento, edición colaborativa, y gestión de archivos.

Cómo elegir la Herramienta adecuada de Gestión Documental

-Tamaño de la empresa: Herramientas como SharePoint o Alfresco son mejores para empresas grandes, mientras que Google Drive o Trello pueden ser suficientes para startups.
-Presupuesto: Evalúa opciones de código abierto como OpenKM o Alfresco si buscas soluciones económicas.
-Integraciones: Asegúrate de que la herramienta se integre con las aplicaciones existentes (ERP, CRM, etc.).
-Facilidad de uso: La herramienta debe ser intuitiva y accesible para todos los miembros del equipo.