Los siguientes pasos pueden variar ligeramente según la marca y modelo de la impresora, pero en líneas generales, siguiendo el proceso detallado a continuación se obtendrá una copia digital de un documento físico.
1. Preparar el documento
-Asegurar el documento: Verificar que el documento esté limpio, sin arrugas, grapas o elementos que puedan dañar el escáner.
-Orientación: Decidir si escanear en formato horizontal (apaisado) o vertical (retrato).
-Tipo de documento: Identificar si es una hoja suelta (usar el alimentador automático de documentos, si está disponible) o un libro/objeto plano (usar el cristal o placa plana del escáner).
2. Colocar el documento en la impresora
Para el cristal (placa plana):
*Levantar la tapa del escáner.
*Colocar el documento boca abajo contra el borde superior o lateral (según las guías marcadas en el cristal).
*Cerrar la tapa con cuidado para evitar mover el documento.
Para el alimentador automático (ADF):
*Ajustar las guías del alimentador al ancho del documento.
*Introducir las hojas boca arriba o boca abajo (consultar el manual, ya que varía por modelo).
*No exceder el límite de hojas que soporta el ADF.
3. Encender la impresora y conectar al dispositivo
Cerciorarse de que la impresora esté encendida y conectada al ordenador o red mediante USB o Wi-Fi/Ethernet (para impresoras en red).
Algunas impresoras permiten escanear directamente a una memoria USB o correo electrónico sin computadora.
4. Acceder al software de escaneo
-Software del fabricante: Abrir la aplicación específica de la impresora (ej: HP Smart, Epson Scan, Canon IJ Scan).
-Sistema operativo: Windows (usar la herramienta Escáner de Windows o Fax y Escáner) o macOS (utilizar Image Capture o Vista Previa).
-Software de terceros: Opciones como Adobe Acrobat, VueScan, etc.
-Botón físico: Algunas impresoras tienen un botón de "Escanear" que inicia el proceso automáticamente.
5. Configurar los parámetros del escaneo
-Tipo de archivo de salida:
*Elegir formato (PDF, JPEG, PNG, TIFF).
*Resolución (DPI): 150–300 DPI para texto. 600+ DPI para imágenes detalladas o archivos profesionales.
-Modo de color: Color, escala de grises o blanco y negro.
-Destino de guardado: Seleccionar la carpeta donde se almacenará el archivo.
-Opciones avanzadas:
*Corrección de bordes.
*Detección automática de tamaño.
*Escaneo dúplex (ambos lados si el ADF lo soporta).
6. Previsualizar y ajustar (opcional)
Usar la opción "Vista previa" para asegurar que el documento esté correctamente alineado y enfocado.
Recortar áreas no deseadas ajustando los márgenes en la vista previa.
7. Iniciar el escaneo
Hacer clic en "Escanear" o "Iniciar" en el software.
Si se usa el alimentador automático, la impresora escaneará todas las hojas secuencialmente.
Esperar a que finalice el proceso (una barra de progreso suele indicar el estado).
8. Guardar y revisar el archivo
El archivo se guardará en la ubicación seleccionada. Abrir el documento escaneado para verificar calidad, legibilidad y formato. Si es necesario, editarlo con herramientas como Adobe Acrobat o aplicaciones de edición de imágenes.
9. Retirar el documento
Si se usó el cristal, abrir la tapa y retirar el documento con cuidado.
Si se usó el ADF, asegurarse de que todas las hojas hayan sido expulsadas correctamente.
Algunas impresoras permiten escanear al correo electrónico o a la nube (Google Drive, Dropbox) directamente desde el panel de control.
Para documentos de múltiples páginas, configurar el software para combinar todas las hojas en un solo archivo PDF.
Si el escáner no detecta el documento, verificar la conexión, reiniciar el software o actualizar los controladores.
